FAQ

Ziel

Ziel des Förderprogramms ist die Erstellung und grundsätzliche Nachnutzbarkeit von Digitalisaten zu ermöglichen.

Mitmachen!

Welche Einrichtungen können sich rein formal um eine Förderung bewerben?

Generell können sich alle Kultureinrichtungen mit Sitz in Berlin um eine Förderung im Rahmen des Förderprogramms Digitalisierung bewerben. Sollte sich Ihre Einrichtung zudem in mittelbarer oder unmittelbarer Trägerschaft des Landes Berlin befinden, wäre dies von Vorteil.

Förderrichtlinie lesen!

Die Empfehlung hängt aber nicht allein von der Trägerschaft ab, sondern auch davon, wie überzeugend und nachvollziehbar das Projektvorhaben dargestellt ist. Bitte lesen Sie dazu die Förderrichtlinie Digitalisierung von Objekten des kulturellen Erbes Berlin 2019.

Jury

Über die Anträge wird im Rahmen eines Wettbewerbs entschieden. Eine fünfköpfige externe Auswahljury bewertet die Projektanträge aufgrund ihrer fachlichen Eignung und gibt ihre Empfehlungen weiter an die Senatsverwaltung für Kultur und Europa.

Aber womit?

Welche Objekte stehen im Fokus des Förderprogramms Digitalisierung Berlin?

Prüfen Sie, ob der ausgewählte Bestand repräsentativ für Berlin und / oder Ihre Einrichtung ist. Was macht ihn Ihrer Meinung nach dazu? Wodurch zeichnet er sich aus? Was macht ihn interessant für die Öffentlichkeit oder relevant für Zielgruppen aus dem Forschungs-, Wissenschafts- oder Bildungsbereich gemäß den Zielen der Förderrichtlinie?

Begründen Sie im Projektantrag bitte kurz Ihre Auswahlentscheidung. Vielleicht können Ihnen auch bereits geförderte Projekte eine Hilfestellung geben, um eine begründete Auswahl zu treffen. Auf der Webseite von digiS finden Sie eine Auflistung der bisherigen Projektpartner und ihrer Projekte aus dem Förderprogramm.

Fügen Sie Ihrem Antrag – soweit sinnvoll und möglich – mindestens ein repräsentatives Beispiel der ausgewählten Objekte bei (z.B. Scan oder Foto des Objektes).

Die Digitalisate und beschreibenden Metadaten sollen zum Ende des  Projektes öffentlich zugänglich gemacht werden, d.h., auch über die Deutsche Digitale Bibliothek (DDB) und ihre institutionseigene Online-Präsentation oder alternativ über ein entsprechendes Portal (z. B. museum-digital oder ähnliche Verbundseiten) im Netz verfügbar sein.

  • Gibt es ggf. in Berlin weitere ergänzende Bestände zu diesem Thema in anderen Einrichtungen? Falls ja, sind Kooperationen mit diesen Einrichtungen beabsichtigt?

    Falls es sich um ein Kooperationsvorhaben handelt, müssen die Projekt-Arbeitspakete und Finanzierungspakete den jeweiligen Kooperationspartnern zugewiesen werden können. Auch die Organisationsform der Kooperationspartner miteinander muss im Antrag beschrieben sein. Nur wenn alle Kooperationspartner ihren Sitz in Berlin haben, können sie sich gemeinsam um eine Förderung bewerben.

    Die Höhe der Maximalfördersumme pro Projekt ändert sich nicht durch eine Kooperation.

  • Prüfen Sie bitte auch vor der Antragstellung, ob die von Ihnen ausgewählten Objekte nicht bereits andernorts digitalisiert wurden, da wir Doppeldigitalisierung vermeiden möchten!

  • Fangen Sie bitte, insbesondere wenn Sie noch keine oder wenig Erfahrung mit Digitalisierung haben und erst entsprechende Workflows aufbauen müssen, mit einem übersichtlichen Teil Ihres Bestandes an, den sie für die Digitalisierung bzw. für ein digiS-Projekt aussuchen. Das Förderprogramm ist auch dazu da, dass die Partner von digiS aus den Berliner Einrichtungen Kompetenzen aufbauen und Erfahrungen sammeln. Halten Sie also den Bestand, den Sie digitalisieren lassen wollen, übersichtlich. Falls Sie annehmen müssen, dass einzelne Projekt-Arbeitspakete besonders risikoreich sind, weil diese z.B. von nicht kalkulierbaren äußeren Faktoren beeinflusst werden (das kann bspw. ein Umzug des Archivs oder ein externer Dienstleister sein, auf dessen Zuarbeit Sie angewiesen sind), formulieren Sie in Ihrem Projektantrag einen alternativen Plan, zu dem Sie wechseln können, um den Abbruch des Projektes zu vermeiden.

    Ein weiterer Tipp: Parallelisieren Sie die Arbeitspakete des Projektes soweit wie möglich. Berücksichtigen Sie dabei auch die räumliche Situation, in der Sie bzw. die ProjektmitarbeiterInnen arbeiten, im Hinblick auf den ausgewählten Bestand.

  • Konservatorische Prüfung

    Prüfen Sie bitte den konservatorischen Zustand der Objekte vor der Digitalisierung. Ab 2019 können zwingend notwendige konservatorische Maßnahmen der Objekte vor der Digitalisierung ebenfalls im Projektantrag mitberücksichtigt werden. Planen Sie hierfür Kosten und Ressourcen ein.

    Grundinventarisierung

    Ideal wäre es, dass der Bestand bereits mit einem Kern-Metadatensatz kurz erschlossen ist. Falls dem nicht so ist, müssen Sie hierfür unbedingt ausreichend Zeit und Ressourcen im Projekt einplanen und entsprechend auch in Ihrem Ressourcen- und Kostenplan berücksichtigen.

    Digitalisierung ist mehr als eine rein technische Umsetzung

    Es wird ausdrücklich der gesamte Workflow der Digitalisierung gefördert:

    • Konservatorische Maßnahmen, so erforderlich
    • Inventarisierung / Erschließung
    • Datenmanagement und Datenredaktion (ggf. auch bereits vorhandener digitaler Daten)
    • die eigentliche Digitalisierung
    • Aufbereitung der Daten für die Präsentation der Objekte im Internet
    • Digitale Langzeitverfügbarkeit
    • Rechteklärung

    Alle diese Arbeitspakte müssen Sie im Projektplan berücksichtigen und dafür entsprechende Ressourcen einstellen. Zwar fallen für die Langzeitarchivierung  der Projektdaten am ZIB zunächst keine Kosten für die AntragstellerInnen an, aber planen Sie hierfür in jedem Fall Zeit und Personal ein. (Details siehe auch hier unter den FAQ zu „Langzeitverfügbarkeit“)

    Wenn Sie dafür externe Dienstleistungen benötigen, fügen Sie dem Projektantrag bitte drei Kostenvoranschläge der jeweiligen Dienstleister bei. Begründen Sie Ihre Auswahl des Dienstleisters bitte im Projektantrag!

    Auch die Rechteklärung sollte bereits bis zu einem gewissen Umfang vor der Antragstellung erfolgt sein. Das Förderprogramm zielt auf die digitale öffentliche Zugänglichkeit der Objekte ab. Die von Ihnen ausgewählten Objekte müssen diesem Kriterium genügen.

    (Details siehe auch im Bereich „Rechteklärung“)

  • Jede Digitalisierung stellt im urheberrechtlichen Sinn eine Vervielfältigung dar. Das Recht auf Vervielfältigung hat nach deutschem Urheberrecht stets der Urheber inne. Damit Museumssammlungen, Archiv- und Bibliotheksbestände digitalisiert und online zugänglich gemacht werden können, müssen sie entweder rechtefrei sein, oder die jeweiligen Institutionen haben die entsprechenden Rechte aufgrund von Lizenzen bzw. von urheberrechtlichen Schrankenregelungen.

    Eine erste thematische Orientierung gibt die von digiS herausgegebene "Handreichung – Rechtliche Rahmenbedingungen für Digitalisierungsprojekte in Gedächtnisinstitutionen".

    Auch die DDB hat ihre Lizenzmodelle veröffentlicht: https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de/content/lizenzen-und-rechtehinweise-der-lizenzkorb-der-deutschen-digitalen-bibliothek

    Da das Förderprogramm Digitalisierung auf die öffentliche Zugänglichmachung der digitalen Kulturerbe-Objekte ausgerichtet ist, sollten Sie in jedem Fall vor der Antragstellung prüfen, ob Ihre Institution bei den ausgewählten Objekten über die hierfür benötigten Nutzungsrechte verfügt.

    digiS hat in Kooperation mit iRights Musterverträge für Kulturinstitutionen erstellen lassen. Laden Sie sich die Muster gern hier von unserer Webseite herunter. Falls Ihre Institution darüber hinaus die Möglichkeit hat, die ausgewählten Objekte auch unter einer offenen Lizenz verfügbar zu machen, empfehlen wir dies ausdrücklich!

    Je offener digitale Inhalte verfügbar gemacht werden, desto vielfältiger können sie genutzt werden. Die Creative Commons (oder Jedermann-)Lizenzen ermöglichen eine vergütungsfreie Nutzung der lizenzierten Werke nach einem abgestuften Modell.

    Zusätzlich müssen Veröffentlichungen mit einer Rechteauszeichnung versehen sein, um zu vermitteln wer insbesondere die Rechte zur Lizenzierung besitzt. Eine Übersicht über Rechteauszeichnungen aller gängigen Fälle finden sich auf der Webseite http://rightsstatements.org/de/ (herausgegeben von der Europeana/DDB und DPLA).

    Sie können Ressourcen und Kosten für die Rechteklärung im Projektantrag einstellen. (Achtung: Dies gilt nicht für die Abgeltung der Rechte!) Aus unserer Erfahrung nimmt die Rechteklärung immer wieder einen großen Teil der Projektarbeit ein. Planen Sie die Ressourcen also dementsprechend im Antrag mit ein.

  • Da Sie im Projektantrag einen Kostenplan mit einreichen müssen, brauchen Sie bereits für Ihren Projektantrag einen Kostenvoranschlag von drei Digitalisierungsdienstleistern. Eine Auswahl verschiedener Adressen können Sie über digiS bekommen oder auch z. B. auf dieser Webseite:  Kulturbewahren – Digitalisierung.

    Technische Empfehlungen zur Digitalisierung finden Sie in den entsprechenden Richtlinien der DFG und in der von digiS herausgegebenen Checkliste Digitalisierung 1.1.

    Leider gibt es keine deutschsprachigen technischen Standards, sehr wohl aber z.B. diese beiden englischsprachigen:

    Und bei Fragen… fragen Sie uns! Wir bieten im Rahmen des Förderprogramms Unterstützung und Beratung im Hinblick auf die Anforderungen an ihren jeweiligen Digitalisierungsdienstleister.

  • Metadaten

    Durch die Verwendung von (Metadaten-)Standards können Sie Ihre digitalen Objekte in neuen Kontexten und Zusammenhängen und für neue Zielgruppen verfügbar machen. Sollten Sie bislang kaum fach- oder spartenspezifische Standards oder Normvokabulare in Ihrer Erschließung verwendet haben, wäre jetzt – passend zu einer möglichen Überarbeitung eines Bestandes oder natürlich bei seiner Erschließung – die Gelegenheit dazu!

    Wir würden Sie gern dazu anregen, sich mit u.a. diesen Fragen vorab zu beschäftigen:

    • Welches sind Ihre Zielgruppen?
    • Welche Fragen stellen Ihre Nutzer an die Daten?
    • Welche Fragen haben Sie selbst?
    • Wie müssen Sie Ihre Daten aufbereiten, um Antworten aus den Daten heraus geben zu können?

    Für den Projektantrag sollten Sie hierfür mindestens ungefähre Aussagen treffen können – auch um die von Ihnen zu beantragenden Aufwände (Zeit, Personal) richtig einschätzen zu können. Sie können sich dazu gern vor der Antragstellung mit uns in Verbindung setzen. Alternativ können Sie sich auch an spartenspezifische Beratungsstellen oder an die Fachstellen der Deutschen Digitalen Bibliothek wenden. Fragen Sie projekt- und digitalisierungserfahrene KollegInnen; alle AnsprechpartnerInnen der bisherigen Projektpartner aus dem Berliner Förderprogramm finden Sie auf unserer Webseite.

    Erschlossene Bestände machen weniger Arbeit!

    Wählen Sie einen Bestand aus, der möglichst schon erschlossen ist oder bei dem zumindest eine Grunderfassung vorliegt. Dadurch benötigen Sie geringere Zeit- und Personalressourcen im späteren Projekt .

    Mein Bestand ist nicht oder nur für interne Zwecke erschlossen – was nun?
    Beantragen Sie ausreichend Personalressourcen für eine Neuerschließung oder eine Überarbeitung der vorhandenen Erschließungsinformationen! Planen Sie dafür genügend Zeit im Projektablauf ein und machen Sie dies im Projektantrag transparent.

    Für die Erschließung sind ggf. Anpassungen Ihrer Erschließungssoftware notwendig. Stimmen Sie dies frühzeitig mit Ihrem entsprechenden Dienstleister ab und reichen Sie bitte die Kostenvoranschläge mit ein.

    In welchem Metadatenformat müssen Sie später die Daten an digiS bzw. über digiS an die Deutsche Digitale Bibliothek liefern?
    Eindeutig zugelassene Formate sind Dublin Core (DC), Encoded Archival Description (EAD), (METS/) MODS, MARCXML und LIDO. Diese Formate sind in den jeweiligen Sparten weit verbreitet. Planen Sie die Verwendung ontologisch basierter Linked-Data (RDF-) Daten, kann digiS nach Absprache eine geeignete Transformation in diese Austauschformate unterstützen.

    Ferner bieten wir im Rahmen des Förderprogramms Unterstützung und Beratung zu den Themen Mapping und Datenexport an die Deutsche Digitale Bibliothek (DDB). Da die Konzeption eines Datenmappings sowie die technische Umsetzung aufwändige und ausdrücklich nicht triviale Tätigkeiten sind, sollten Sie dafür ausreichend Zeit, Personal und Geld einplanen.

    Sie müssen dazu auch ggf. Ihre Erschließungssoftware um entsprechende Schnittstellen erweitern. Setzen Sie sich dafür rechtzeitig mit Ihrem Dienstleister in Verbindung, stimmen dies mit ihm ab und lassen sich einen Kostenvoranschlag geben, den Sie bitte dem Antrag beifügen!

  • Die Projektdaten werden entweder über digiS oder über einen anderen Aggregator oder eine Fachstelle der DDB an das Portal der DDB weitergeleitet. Die DDB verlangt zwingend eine Rückverlinkung von ihrer Ergebnispräsentation zur Datenpräsentation bei der DatengeberIn (also bei Ihnen).

    Wenn Sie selbst nicht über eine eigene Online-Präsentation verfügen, nutzen Sie vorhandene (Verbund-)Portale wie z.B. museum-digital.

    Bevor Sie Daten an die DDB liefern, müssen Sie sich bei der DDB registrieren und auch einen Kooperationsvertrag mit der DDB schließen. Wir unterstützen Sie bei der Aufbereitung der Daten an die DDB. Gleichwohl ist auch dies eine Arbeitspaket, das entsprechende Ressourcen auf ihrer Seite bindet und entsprechend im Antrag einzustellen ist.

  • digiS kümmert sich im Rahmen des Förderprogramms um die Langzeitarchivierung (LZA) und ‑verfügbarkeit der Projektdaten. Dies geschieht in Kooperation mit dem Zuse-Institut Berlin (ZIB). Sie haben die Möglichkeit die Langzeitarchivierung Ihrer Daten über digiS am ZIB durchführen zu lassen. Die Langzeitverfügbarkeit  von erzeugten Daten ist ein wichtiger Bestandteil des Förderprogramms, weswegen Sie Ihre Überlegungen hierzu oder auch bereits konkrete erste Maßnahmen in Ihrem Projektantrag mit aufgreifen und nachvollziehbar machen sollten. Wir beraten Sie gern im Vorfeld der Antragstellung, was Langzeitverfügbarkeit bedeutet. Unsere Vorstellungen und Leitlinien zum Umgang mit Daten und deren Langzeitverfügbarkeit können Sie in unserer „Guidance Policy“ nachlesen.

    Seit 2018 garantiert ein Rahmenvertrag des Landes Berlin (Senatsverwaltung für Kultur und Europa) mit dem ZIB, dass die Projektdaten bis zu 10 Jahre nach Projektende am ZIB langzeitarchiviert werden. Für direkte Zuwendungsempfänger der Senatsverwaltung gilt die LZA sogar unbefristet. Die Kosten sind dadurch also für die Projektpartner gedeckt.

    Trotzdem erfordert auch dieses Arbeitspaket entsprechende Projektressourcen. Planen Sie diese bitte mit ein!

  • Die Digitalisierung von Objekten des kulturellen Erbes innerhalb des Förderprogramms soll in den Institutionen in einen erkennbaren Gesamtprozess / Workflow zur Digitalisierung eingebettet sein. Das beantragte Vorhaben ist idealerweise der Beginn oder bereits ein Teil Ihrer digitalen Zukunftsvision.

    Aus der übersichtlichen Darstellung der inhaltlichen und zeitlichen Gliederung des Projektvorhabens und der damit verbundenen Ressourcenplanungen sollte eindeutig die Realisierbarkeit des Vorhabens im beantragten Projektzeitraum hervorgehen.

    Meilenstein / Ressourcenplanung

    • Inhaltliche und zeitliche Projekt-Meilensteine setzen und im Antrag darlegen
    • Personelle und finanzielle Untersetzung der Projekt-Meilensteine
    • Kostenvoranschläge für externe Dienstleistungen (drei vergleichende)
    • transparente Kostenaufstellung (Sachkosten, Personalkosten, evtl. Eigenanteile)

    Struktur des Antrags

    Wir haben einen Vorschlag zur Antragsgliederung vorbereitet, an der Sie sich orientieren können. Wenn Sie alle darin angegebenen Punkte berücksichtigen, müssten Sie über einen strukturierten Projektplan verfügen! Und wir über alle für uns notwendigen Informationen!

    Projektzeitraum = ein Kalenderjahr

    Fragen Sie sich, ob das ausgewählte Vorhaben im maximalen Projektzeitraum (entspricht dem  Kalenderjahr) machbar ist. Wie garantiert die Institution mögliche Nacharbeiten, sollten diese nach Ablauf des Projektzeitraums anfallen? (Hierzu sind die Antragsteller mit Annahme der Förderung verpflichtet.)

    Weitere Kooperationen

    Falls Sie bereits mit Institutionen wie der DDB, Europeana, Wikimedia, Open Knowledge Foundation, museum-digital etc. kooperieren und auch bereits Daten an diese geliefert haben, weisen Sie dies bitte kurz in Ihrem Antrag aus. Wenn Sie bereits Partner bei Coding da Vinci waren, weisen Sie auch gerne darauf hin. Sind weitere Partner zum Beispiel aus dem wissenschaftlichen Umfeld oder auch aus anderen Bereichen in das Projekt involviert – erhalten aber selbst keine Zuwendung im Rahmen der Förderung – oder unterstützen das Projekt ausdrücklich, legen Sie dem Antrag eine kurze Empfehlung bzw. einen „Letter of Intent“ bei.

  • Es ist für uns als Koordinierungsstelle und auch für die Zusammenarbeit mit den anderen Projektpartnern im Netzwerk des Förderprogramms wichtig, dass sich alle teilnehmenden Partner um eine vertrauensvolle Kommunikation bemühen, die von gegenseitiger Wertschätzung getragen ist. Wir wünschen uns eine proaktive Kommunikation seitens unserer Projektpartner über Probleme und Herausforderungen im Projektprozess. Nur so können wir Sie im Projekt frühzeitig unterstützen und mögliche Stolpersteine gemeinsam mit Ihnen aus dem Weg räumen!

    Wir bemühen uns zusammen mit der Senatsverwaltung für Kultur und Europa den verwaltungstechnischen Aufwand und die damit verbundenen Auflagen für die Projektpartner so gering wie möglich zu halten.

    Unser Ziel ist es mit dem Förderprogramm ein lernendes Netzwerk aufzubauen, so dass am Ende eines Förderzeitraums nicht nur eine einzelne Institution, sondern das gesamte Netzwerk neue Erkenntnisse gewonnen hat!