FAQ

Gibt es ggf. in Berlin weitere ergänzende Bestände zu diesem Thema in anderen Einrichtungen? Falls ja, sind Kooperationen mit diesen Einrichtungen beabsichtigt?

Falls es sich bei dem beantragten Projekt um ein Kooperationsvorhaben handelt, müssen der Projektplan, die Arbeitspakete und Finanzierungspakete den jeweiligen Kooperationspartner:innen zugewiesen werden können. Auch die Organisationsform der Kooperationspartner:innen muss im Antrag beschrieben sein. Nur wenn die Institutionen aller Kooperationspartner:innen ihren Sitz in Berlin haben, können sie sich gemeinsam um eine Förderung bewerben. Stellen Sie im Projektplan dar, welcher der Kooperationspartner:innen die Rolle der Projektträger:in übernehmen wird.

Die Höhe der Maximalfördersumme pro Projekt (150.000 €) ändert sich nicht durch eine Kooperation.

Prüfen Sie bitte auch vor der Antragstellung, ob die von Ihnen ausgewählten Objekte nicht bereits andernorts digitalisiert wurden, da wir Doppeldigitalisierung vermeiden möchten!

Fangen Sie bitte mit einem „übersichtlichen“ Teil ihres Bestandes an, den Sie für das Projekt aussuchen, insbesondere wenn Sie noch keine oder wenig Erfahrung mit Digitalisierung haben und erst entsprechende Workflows aufbauen und erproben müssen. Das Förderprogramm ist auch dazu da, dass unsere Partner:innen aus den Berliner Einrichtungen Kompetenzen erwerben und Erfahrungen sammeln.

Falls Sie annehmen, dass einzelne Projekt-Arbeitspakete besonders risikoreich sind, weil diese z.B. von nicht kalkulierbaren äußeren Faktoren beeinflusst werden, machen Sie dies in Ihrem Antrag transparent und formulieren Sie einen alternativen Plan, zu dem Sie wechseln können, um den Abbruch des Projektes zu vermeiden.

Ein weiterer Tipp: Parallelisieren Sie die Arbeitspakete des Projektes soweit wie möglich. Berücksichtigen Sie dabei auch die räumliche Situation, in der Sie bzw. die Projektmitarbeiter:innen arbeiten.

Konservatorische Prüfung

Prüfen Sie bitte den konservatorischen Zustand der Objekte vor der Digitalisierung. Zwingend vor der Digitalisierung notwendige konservatorische Maßnahmen an den Objekten können ebenfalls im Projektantrag zur Förderung berücksichtigt werden. Planen Sie hierfür Kosten und Ressourcen ein. 

Grundinventarisierung

Ideal wäre es, dass der Bestand bereits mit einem Kern-Metadatensatz kurz erschlossen ist. Andernfalls müssen Sie hierfür unbedingt ausreichend Zeit und Ressourcen im Projekt einplanen und entsprechend auch in ihrem Ressourcen- und Kostenplan berücksichtigen.

Digitalisierung ist mehr als eine rein technische Umsetzung

Es wird ausdrücklich der gesamte Workflow der Digitalisierung gefördert:

• Rechteklärung
• Konservatorische Maßnahmen, so erforderlich
• Inventarisierung / Erschließung
• Datenmanagement und Datenredaktion (ggf. auch bereits vorhandener digitaler Daten)
• die eigentliche Digitalisierung
• Aufbereitung der Daten für die Präsentation/Verfügbarkeit der Objekte im Internet
• Entwicklung von Vermittlungsangeboten
• Digitale Langzeitverfügbarkeit

Nicht gefördert werden hingegen Aufwendungen für den Aufbau einer technischen Basisinfrastruktur (Computer, Scanner, Software etc.). Eventuell nötige Anpassungen in Ihrer Erschließungssoftware sind hingegen förderfähig.

Alle diese Arbeitspakte müssen Sie im Projektplan berücksichtigen und dafür entsprechende Ressourcen einstellen. Wenn Sie dafür externe Dienstleister:innen beauftragen wollen,  fügen Sie dem Projektantrag bitte drei Kostenangebote der jeweiligen Dienstleister:innen bei. Für die Langzeitarchivierung  der Projektdaten am ZIB fallen zunächst keine Kosten für die Antragsteller:innen an, aber planen Sie hierfür in jedem Fall Zeit und Personal ein. (Details siehe auch unter den FAQ zu „Langzeitverfügbarkeit“ )

Damit Museumssammlungen, Archiv- und Bibliotheksbestände digitalisiert und online zugänglich gemacht werden können, müssen sie entweder gemeinfrei sein oder die jeweiligen Institutionen verfügen über die entsprechenden Nutzungsrechte aufgrund von Lizenzen, eines Vertrags oder  urheberrechtlicher Schrankenregelungen.

Einen umfassenden Überblick über die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen bietet Paul Klimpels von digiS mitherausgegebene Handreichung „In Bewegung. Die Rechtsfibel für Digitalisierungsprojekte in Kulturerbe-Einrichtungen“ (Berlin 2022, urn:nbn:de:0297-zib-86485). Auch die DDB hat ihre Lizenzmodelle  veröffentlicht.

Wir bieten im Vorfeld der Antragstellung in Kooperation mit iRights Law eine kostenlose Erstberatung zu rechtlichen Fragen an. Bei Bedarf melden Sie sich dazu bei uns per Mail an digis@zib.de.

Da das Förderprogramm Digitalisierung auf die öffentliche Zugänglichmachung und idealerweise auch offene Nutzung der digitalen Kulturerbe-Objekte ausgerichtet ist, sollten Sie in jedem Fall vor der Antragstellung prüfen, ob und über welche Nutzungsrechte ihre Institution bei den ausgewählten Objekten verfügt. Auch wenn Rechte für die digitalen Objekte (und Metadaten) noch zu klären sind, sollten Sie dem Antrag eine Absichtserklärung zu der Lizenzart beifügen, die Sie voraussichtlich verwenden werden. Wenn es sich bei späteren Recherchen herausstellen sollte, dass die gewünschte Lizenzierung nicht möglich ist, kann von der beabsichtigten Lizenzierung abgewichen werden.

digiS hat in Kooperation mit iRights Musterverträge für Kulturinstitutionen erstellen lassen. Laden Sie sich die Muster gern hier von unserer Webseite herunter. Falls Ihre Institution die Möglichkeit hat, die ausgewählten Objekte unter einer offenen Lizenz verfügbar zu machen, empfehlen wir dies ausdrücklich! Je offener digitale Inhalte verfügbar gemacht werden, desto vielfältiger können sie genutzt werden. Die Creative-Commons-Lizenzen ermöglichen eine vergütungsfreie Nutzung der lizenzierten Werke nach einem abgestuften Modell.

Zusätzlich müssen Veröffentlichungen mit einer Rechteauszeichnung versehen sein, um zu vermitteln, wer insbesondere die Rechte zur Lizenzierung besitzt. Eine Übersicht über Rechteauszeichnungen aller gängigen Fälle finden sich auf der Webseite https://rightsstatements.org/de/ (herausgegeben von der EUROPEANA/DDB und DPLA).

Sie können Ressourcen und Kosten für die Rechteklärung im Projektantrag einstellen. Aus unserer Erfahrung beansprucht die Rechteklärung immer wieder erheblichen Teil der Projektarbeit. Planen Sie die Ressourcen also dementsprechend im Antrag mit ein. 

Da Sie im Projektantrag einen Kostenplan einreichen müssen, brauchen Sie bereits für ihren Projektantrag ein Kostenangebot von drei Digitalisierungsdienstleister:innen. Eine Auswahl verschiedener Adressen können Sie über digiS bekommen.

Technische Empfehlungen zur Digitalisierung finden Sie in den entsprechenden Richtlinien der DFG,  auf unserer Webseite in unserer eLecture „Technische Grundlagen der Digitalisierung“ sowie unserer „Orientierungshilfe für 2D Digitalisierung“ und unserer Handreichung Digitalisierung für AV-Medien (urn:nbn:de:0297-zib-86526). 

Leider gibt es keine deutschsprachigen technischen Standards, sehr wohl aber z.B. diese beiden englischsprachigen:

• FADGI – Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative (US)
• Metamorfoze Preservation Imaging Guidelines (NL)

Und bei Fragen… fragen Sie uns!

Metadaten

Durch die Verwendung von (Metadaten-)Standards können Sie Ihre digitalen Objekte in neuen Kontexten und Zusammenhängen und für neue Zielgruppen verfügbar machen. Sollten Sie bislang kaum fach- oder spartenspezifische Standards oder Normvokabulare in Ihrer Erschließung verwendet haben, wäre jetzt – passend zu einer möglichen Überarbeitung eines Bestandes oder natürlich bei seiner Erschließung – die Gelegenheit dazu!

Wir würden Sie dazu anregen, sich mit u.a. diesen Fragen vorab zu beschäftigen:

• Was sind Ihre Zielgruppen?
• Welche Fragen stellen Ihre Nutzer:innen an die Daten?
• Welche Fragen haben Sie selbst?
• Wie müssen Sie Ihre Daten aufbereiten, um Antworten aus den Daten heraus geben zu können?
• Wie bereiten Sie Ihre Metadaten so auf, dass die Datensätze den FAIR-Prinzipien genügen (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable)?

Für den Projektantrag sollten Sie hierfür klare Aussagen treffen können – auch um die von Ihnen zu beantragenden Aufwände (Zeit, Personal) richtig einschätzen zu können. Setzen Sie sich vor der Antragstellung dazu unbedingt mit uns in Verbindung!

Oder fragen Sie projekt- und digitalisierungserfahrene Kolleg:innen. Alle Ansprechpartner:innen der bisherigen Projekte aus dem Berliner Förderprogramm finden Sie auf unserer Webseite.

Erschlossene Bestände machen weniger Arbeit!

Wählen Sie einen Bestand aus, der möglichst schon erschlossen ist oder bei dem zumindest eine Grunderfassung vorliegt. Dadurch benötigen Sie geringere Zeit- und Personalressourcen im späteren Projekt.

Mein Bestand ist nicht oder nur für interne Zwecke erschlossen – was nun?

Beantragen Sie ausreichend Personalressourcen für eine Neuerschließung oder eine Überarbeitung der vorhandenen Erschließungsinformationen! Planen Sie dafür genügend Zeit im Projektablauf ein und machen Sie dies im Projektantrag transparent.

Für die Erschließung sind ggf. Anpassungen Ihrer Erschließungssoftware notwendig. Stimmen Sie dies frühzeitig mit ihrem Dienstleister ab und reichen Sie bitte die Kostenangebote bei der Antragstellung ein.

In welchem Metadatenformat müssen Sie später die Daten an digiS bzw. über digiS an die Deutsche Digitale Bibliothek liefern?

Eindeutig zugelassene Formate sind Dublin Core (DC), Encoded Archival Description (EAD), METS/ MODS, MARCXML und LIDO. Diese Formate sind in den jeweiligen Sparten weit verbreitet. Planen Sie die Verwendung ontologisch basierter RDF-Daten (Linked Data), kann digiS nach Absprache bei einer geeigneten Transformation in diese Austauschformate unterstützen.

Ferner bieten wir im Rahmen des Förderprogramms Unterstützung und Beratung zu den Themen Mapping und Datenexport an – auch in Richtung Deutsche Digitale Bibliothek (DDB). Da die Konzeption eines Datenmappings sowie die technische Umsetzung aufwändige und ausdrücklich nicht triviale Tätigkeiten sind, sollten Sie dafür ausreichend Zeit, Personal und Geld einplanen.

Sie müssen dazu ggf. die Erschließungssoftware um entsprechende Schnittstellen erweitern. Setzen Sie sich dafür rechtzeitig mit ihrem Dienstleister in Verbindung, stimmen dies mit ihm ab und lassen sich einen Kostenvoranschlag geben, den Sie bitte dem Antrag beifügen!

Die Projektdaten werden entweder über digiS oder über einen anderen Aggregator oder eine Fachstelle der DDB an das Portal der DDB weitergeleitet. Die DDB verlangt zwingend eine Rückverlinkung zur Datenpräsentation (sog. Landingpages). Wenn Sie bzw. Ihre Organisation über keine eigene Online-Präsentation verfügen, nutzen Sie vorhandene (Verbund-)Portale wie z.B. museum-digital.

Bevor Sie Daten an die DDB liefern, müssen Sie sich bei der DDB registrieren und auch einen Kooperationsvertrag mit der DDB schließen. Wir unterstützen Sie bei der Aufbereitung der Daten an die DDB. Gleichwohl ist auch dies ein Arbeitspaket, das entsprechende Ressourcen auf ihrer Seite bindet und entsprechend im Antrag einzustellen ist.

Digitale Kulturdaten haben das Potenzial, die gesellschaftliche Teilhabe am kulturellen Erbe und ganz konkret die Zugänglichkeit der Sammlungsbestände Ihrer Institution zu steigern. Dies möchten wir fördern. Daher können auch für die Entwicklung (partizipativer) Vermittlungsangebote ­– wie etwa Veranstaltungen oder Software-Anwendungen – Mittel beantragt werden. Fördergelder können für die Konzeption und/oder prototypische Entwicklung geltend gemacht werden. Im Falle von Software sollte der Code, so möglich, unter einer freien Lizenz nachnutzbar gemacht werden.

digiS kümmert sich im Rahmen des Förderprogramms um die Langzeitarchivierung (LZA) und Langzeitverfügbarkeit der Projektdaten. Dies geschieht in Kooperation mit dem Zuse-Institut Berlin (ZIB). Sie haben die Möglichkeit, die Langzeitarchivierung Ihrer Daten über digiS am ZIB durchführen zu lassen. Die Langzeitverfügbarkeit von erzeugten Daten ist ein wichtiger Bestandteil des Förderprogramms, weswegen Sie Ihre Überlegungen hierzu oder auch bereits konkrete erste Maßnahmen in Ihrem Projektantrag mit aufgreifen und nachvollziehbar machen sollten. Wir beraten Sie gern im Vorfeld der Antragstellung, was Langzeitverfügbarkeit bedeutet.

Seit 2018 garantiert ein Rahmenvertrag des Landes Berlin (Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftichen Zusammenhalt) mit dem ZIB, dass die Projektdaten bis zu 10 Jahre nach Projektende am ZIB langzeitarchiviert werden. Für direkte Zuwendungsempfänger der Senatsverwaltung gilt die LZA sogar unbefristet. Die Kosten sind für alle  Projektpartner:innen durch den o. g. Rahmenvertrag gedeckt.

Trotzdem erfordert die Vorbereitung der LZA auch seitens der Datengeber:innen entsprechende Projektressourcen. Planen Sie diese bitte mit ein!

Bereits vor Projektstart sollten Sie abschätzen, welche Daten im Projektverlauf generiert werden, damit Sie sich frühzeitig überlegen können, wie sie diese Daten auch im Projektprozess organisieren und sichern (unabhängig von der Langzeitarchivierung bei uns).

Die Digitalisierung von Objekten des kulturellen Erbes innerhalb des Förderprogramms soll in den Institutionen in einen erkennbaren Gesamtprozess / Workflow zur Digitalisierung eingebettet sein. Das beantragte Vorhaben ist idealerweise ein Teil Ihres digitalen Transformationsprozesses.

Aus der übersichtlichen Darstellung der inhaltlichen und zeitlichen Gliederung des Projektvorhabens und der damit verbundenen Ressourcenplanungen sollte eindeutig die Realisierbarkeit des Vorhabens im beantragten Projektzeitraum hervorgehen.

Meilenstein / Ressourcenplanung

Setzen Sie inhaltliche Projekt-Meilensteine und verankern Sie diese in einem realistischen Zeitplan. Legen Sie im Antrag dar, welche personellen und finanziellen Ressourcen für die Umsetzung der Meilensteine benötigt werden. Kalkulieren Sie auch Risiken realistisch ein. Falls Sie externe Dienstleistungen in Anspruch nehmen, holen Sie drei vergleichende Kostenangebote  zur Antragstellung ein. Achten Sie auf eine transparente Kostenaufstellung (Sachkosten, Personalkosten, evtl. Eigenanteile).

Struktur des Antrags

Wir haben einen Vorschlag zur Antragsgliederung vorbereitet, an dem Sie sich orientieren können. Wenn Sie die darin angegebenen Punkte berücksichtigen, müssten Sie über einen strukturierten Projektplan verfügen und wir über alle für uns notwendigen Informationen.

Projektzeitraum

Fragen Sie sich, ob das ausgewählte Vorhaben im maximalen Projektzeitraum (maximal ein Kalenderjahr, der Förderzeitraum endet mit dem Kalenderjahr) machbar ist. Wie garantiert die Institution mögliche Nacharbeiten, sollten diese nach Ablauf des Projektzeitraums anfallen? (Hierzu sind die Antragsteller:innen mit Annahme der Förderung verpflichtet.)

Weitere Kooperationen

Falls Sie bereits mit Institutionen wie der DDB, Europeana, Wikimedia, Open Knowledge Foundation, museum-digital etc. kooperieren und auch bereits Daten an diese geliefert haben, weisen Sie dies bitte kurz im Antrag aus. Sind weitere Partner:innen z.B. aus dem wissenschaftlichen Umfeld oder anderen Bereichen in das Projekt involviert, ohne selbst eine Zuwendung im Rahmen der Förderung zu erhalten, oder unterstützen sie das Projekt in nennenswerter Weise, legen Sie dem Antrag gerne eine kurze Empfehlung bzw. einen „Letter of Intent“ bei.

Es ist für uns als Koordinierungsstelle und für die Zusammenarbeit mit den anderen Projektpartner:innen im Netzwerk des Förderprogramms wichtig, dass sich alle Teilnehmenden um eine vertrauensvolle Kommunikation bemühen, die von gegenseitiger Wertschätzung getragen ist. Wir wünschen uns eine proaktive Kommunikation seitens unserer Projektpartner:innen über Probleme und Herausforderungen im Projektprozess. Nur so können wir Sie im Projekt frühzeitig unterstützen und mögliche Stolpersteine gemeinsam mit Ihnen aus dem Weg räumen!

Wir bemühen uns zusammen mit der Senatsverwaltung für Kultur und Europa, den verwaltungstechnischen Aufwand und die damit verbundenen Auflagen für Sie so gering wie möglich zu halten.

Unser Ziel ist es, mit dem Förderprogramm ein lernendes Netzwerk aufzubauen, so dass am Ende eines Förderzeitraums nicht nur eine einzelne Institution, sondern wir alle neue Erkenntnisse gewonnen haben. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!