Gutes Datenmanagement ist für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt essenziell. Sie sollten sich bereits in der Planungsphase überlegen, welche Daten im Projektverlauf entstehen, wo sie gespeichert, wie sie verwaltet und wo sie gesichert werden. Es ist sicherzustellen, dass es für die Speicherung der Daten inkl. der Sicherungskopien genügend geeignete Speicherkapazität gibt.

Bedenken Sie, welche Dateien im Verlauf des Projekts entstehen, und dokumentieren Sie am besten schriftlich, in welcher Ordnerstruktur und mit welchem Benennungssystem Sie die Dateien abspeichern. Die schriftliche Dokumentation hilft dabei, ein hausintern einheitliches Vorgehen zu etablieren, kann Onboarding erleichtern und als Grundlage für Folgeprojekte dienen. Geben Sie die relevanten Teile der Dokumentation auch an Ihre Digitalisierungsdienstleistenden weiter und machen Sie am besten die Benennung zum Bestandteil des Auftrags.

Stellen Sie sicher, dass Sie über die nötige Hard- und Software und dass alle Projektbeteiligten über das nötige Wissen (z.B. Ihre Richtlinien zum Datenmanagement) und die nötigen Fertigkeiten (Umgang mit Dateien und Dateimanagern, Umbenennung von Dateien) verfügen. Planen Sie auch Schulungsbedarf ein.

Erproben Sie die Praktikabilität der Struktur vorab anhand eines kleinen Beispielprojekts.

Bei wenigen hundert bis etwa 1000 digitalen Objekten mit wenigen Dateien pro Objekt ist eine flache Dateistruktur ohne Unterordner denkbar. Darüber empfiehlt sich die Ausarbeitung einer zweckmäßigen Ordnerstruktur. Denkbar sind hier unter anderem die folgenden Verfahren:

1. Ordner für die Erschließungsobjekte bzw. Gruppen von Erschließungsobjekten (intellektuelle Einheiten, IE): Die zu den IE gehörigen digitalen Objekte werden in einem Ordner zusammengefasst.
2. Ordner für Dateitypologien: Es werden je eigene Ordner für die Masterdateien und die verschiedenen Derivatgruppen (z.B. JPEGs in verschiedenen Auflösungsstufen) erstellt.
3. Logische Gruppierung: Es werden je eigene Ordner für einzelne Sammlungsbereiche (o.ä.) angelegt in denen alle Dateien (ggf. ohne weitere Unterordner) einsortiert werden.

Welches der Verfahren sich am besten für Ihren Workflow eignet, muss im Einzelfall erwogen werden. Wir empfehlen insbesondere bei einer sehr großen Zahl an Objekten das dritte Vorgehen, das die Übersichtlichkeit erhöht und gleichzeitig die Überprüfung auf Konsistenz der Benennung und Vollständigkeit der Daten erleichtert. Je nach Umfang empfiehlt sich auch eine Kombination aus dem dritten und ersten Vorgehen.

Weitere Anregungen und Beispiele für Ordnerstrukturen finden sich hier.

Gerne beraten wir Sie auch bei Fragen zum Datenmanagement im Vorfeld der Projektarbeit.

Forschungsdaten und Forschungsdatenmanagement sind an Wissenschaftseinrichtungen in den letzten Jahren verstärkt in den Fokus gerückt und werden nicht zuletzt im Rahmen der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI, für GLAM-Einrichtungen insbes. NFDI4Culture)  auch im GLAM-Sektor immer mehr diskutiert. Bei digiS-Digitalisierungsprojekten steht die digitale Verfügbarmachung von Kulturerbeobjekten und zugehörigen Metadaten im Mittelpunkt. Forschungsdaten und Forschungsdatenmanagement sind dem ihrer Bedeutung nach nachgeordnet. Es empfiehlt sich dennoch, frühzeitig Praktiken guten Forschungsdatenmanagements in die eigenen Workflows zu integrieren. Die folgenden Hinweise können eine Anregung hierfür bieten.

Im Zuge von Digitalisierungs- und Erschließungsprojekten entstehen neben den Digitalisaten und Objektbeschreibungen (Metadaten) auch Forschungsdaten, die nicht in Ihrer Sammlungsmanagementsoftware verwaltet werden können, für die weitere Beschäftigung mit den Objekten jedoch wichtig sein können. Der Begriff „Forschungsdaten“ ist hier sehr weit zu fassen und kann so heterogenes Material wie Literaturangaben, Archivalien, Fotodokumentation, historische oder Ihre fachliche Korrespondenz, Messdaten, Softwarecode bzw. Skripte, Präsentationsfolien und vieles mehr beinhalten. Entwickeln Sie auch für diese Daten eine zweckmäßige Beschreibungs- und Aufbewahrungssystematik. Es können hier urheber- und persönlickeitsrechtliche Aspekte eine Rolle spielen (vgl. Klimpel, Paul. In Bewegung. Die Rechtsfibel für Digitalisierungsprojekte in Kulturerbe-Einrichtungen, 2022). In Ihrem Haus entstehende Werke (z.B. von Ihnen oder Ihren Mitarbeiter:innen erstellte Präsentationen) sollten Sie offen lizenzieren (z.B. CC0, CC BY), um eine Nachnutzbarkeit zu garantieren. Sie können auf einschlägigen Fachrepositorien (einen Überblick bietet https://www.re3data.org/) oder auf https://zenodo.org/ dauerhaft zugänglich gemacht werden.

Auch bei der Aufbereitung von Forschungsdaten kommt den Metadaten eine wichtige Rolle zu. Sie müssen die Daten auch für Dritte nachvollziehbar beschreiben und somit auffindbar und nachnutzbar machen. Auch Forschungsdaten sollten den FAIR-Prinzipien genügen. Vgl. zu den FAIR-Prinzipien nun Angela Kailus‘ Handreichung für ein FAIRes Management kulturwissenschaftlicher Forschungsdaten.