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Die Chance der Digitalisierung liegt gerade im Teilen. Daher sollen potentielle Nutzer schon bevor Daten erschlossen werden mitgedacht werden. Dies bedeutet implizite Annahmen und Wissen der Institution explizit in den Daten widerzuspiegeln. Wie können digitale Objekte auch außerhalb meiner Institution von anderen genutzt und verstanden werden? Oft sind auch Informationen, die intern unwichtig oder irrelevant scheinen, für Außenstehende interessant. Das kann zu neuen Blickwinkeln führen, die innerhalb des Museums nicht bedacht wurden und neue Erkenntnisse hervorbringen. Vokabulare sollten daher auch derart ausgewählt werden, dass diese von vielen Einrichtungen verwendet werden und Schreibanweisungen derart, dass darauf geachtet werden sollte, die Daten intern und extern konsistent zu erfassen.

Er gibt leider keinen allgemeingültigen Katalog und eben auch keine Datenbank, die für jede Institution brauchbar ist. Zuerst muss klar werden, was den jeweiligen Institutionen wichtig ist, welchen Anforderungen zur Erfüllung seiner Mission erfüllt werden sollen und welche Stärken und Schwächen ihre bereits etablierte Erfassungsumgebung aufweist. Jede Sammlungsdatenbank hat evtl. etablierte Vorteile in der gelebten Praxis, die dann mit Anforderungen abgeglichen werden sollten. Standards sind komplex, es gibt nur wenige Handreichungen dazu, eine Möglichkeit dafür Lido ist (Lido Grafik-Handbuch). Selbst Lido als Strukturstandard wird weiterentwickelt, sodass Exporte weiterhin nicht nur an neue Gattungen, veränderte Erfassungspraktiken sondern auch an eine Veränderung des Standards selbst ständig weiterentwickelt und gepflegt werden müssen.

Standards sind nicht perfekt. Sie sind per Definition schließlich einfach nur eine Sicht und Beschreibung der Welt auf die sich eine Fach-Community einigt. Generische Standards bergen die Chance, dass sie für mehr Gruppen genutzt, und mit mehr Menschen geteilt werden können, allerdings können im Gegensatz zu fachspezifischen Standards Informationen verloren gehen, da sie meist unspezifisch gehalten werden müssen. Bei den fachspezifischen Standards, können komplexere Inhalte dargestellt werden, allerdings muss man sich länger und intensiver einarbeiten. Sie sind daher konsistenter,  können allerdings mit weniger Nutzern geteilt werden.

Die beste Lösung ist also eigentlich ein guter Mittelweg, mit einem Standard, der nicht zu vereinfachend und generisch ist, aber auch auf den Perfektionismus vieler fachspezifischer Standards verzichtet. Am besten orientiert man sich an der Fachwelt und den Standard, die dort am meisten benutzt werden. Auf einen „perfekten“ Standard zu warten, ist wenig sinnvoll, da diese meist so lange zur Entwicklung benötigen, dass sie oft viel zu spät erst dann, wenn überhaupt, fertig gestellt werden, wenn sich die Methoden in der Erschließung schon weiter längst weiterentwickelt haben.

Der Unterschied in der Erschließung für Archive und Museen liegt in der Frage, wie detailiert/genau die meist sehr hohe Anzahl archivarischer Objekte mit den bestehenden Ressourcen beschrieben werden können. Objektbasierte Beschreibungen, wie sie im musealen Kontext gemacht werden, können zu umfangreich für Archivalien sein. Für Archive zählt weniger die Erschließung des einzelnen Objekts als vielmehr der archivarische Kontext. Eine Erschließung des Kontexts ist für Archive auch meist besser leistbar.

Mehrspartenhäuser müssen versuchen schon heute zu leisten, was hoffentlich einmal in allen Kultureinrichtungen möglich sein wird: das Erschließen von einzelnen Objekten und ihrem Kontext, sodass diese gemeinsam nutzbar werden. Dies ist nur mit viel Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen über Erschließungsstandards, Gattungen und Vokabulare möglich. Gleiches Verständnis vom verwendeten Vokabular ist die Grundlage um Zusammenhänge überhaupt darstellen zu können.

Komplexe Objekte sind schwierig in Modelle einzuordnen, da sie aus beliebig vielen Einzelteilen bestehen, die in unterschiedlichen Zusammenhängen zum Ganzen stehen können. Um diese sichtbar zu machen, gibt es verschiedene Modelle von Teil-Ganzes oder Bestandteil-Beziehung:

• Kompositionen (z.B. Seiten eines Buches): Die Objektteile sind ohne einander nicht verstehbar oder als eigenständiges Werk zu betrachten. Das Objekt sollte als Ganzes erfasst werden. Im Datenmodell sollte man Wege finden zur Unterscheidung.

• Aggregation (z.B. Tassen eines Service): Die Objekte können auch als Einzelteile für sich beschrieben werden und ‚funktionieren‘ auch unabhängig von den anderen. Sie sollten daher auch als Einzelobjekte beschreiben werde und im Modell mit einer hierarchischen Struktur in einen Zusammenhang zum Ganzen gebracht werden.

• Assoziation (z.B. Bilder einer Kollektion): Die Einzelobjekte werden als eigenständige Datensätze behandelt deren lose Verbindungen zum Ganzen mit Relations-Funktionen und übereinstimmendem Vokabular darstellt werden kann.

Voraussehen kann man die zukünftige Entwicklung und Verwendung der verschiedenen Vokabulare natürlich noch nicht sicher. LIDO wird zum Beispiel aktiv weiterentwickelt, Getty Vokabulare sind umfangreich und gut redaktionell auch international betreut (wird viel genutzt), GND sollte im deutschsprachigen Raum für Personen und Körperschaften benutzt werden (über VIAF ist dann auch die Anbindung an internationale Normdaten möglich. Der Getty AAT ist jetzt schon umfangreich und weit verbreitet. Beide GND und Getty sind spartenübergreifend nutzbar. Ein generelles Problem ist jedoch teilweise die Mehrsprachigkeit bei Thesauri, da bestimmte, kulturell geprägte Konzepte z.T. nicht leicht in andere Kulturkreise übersetzt werden können (dies ist aber auch eine Möglichkeit, die eigene Sichtweise auf die Welt zu überdenken und Dinge multiplural zu verstehen). Die GND setzt für den deutschen Raum schon einen gute, gelebten Standard.  Mit GND4C wird es voraussichtlich spartenübegreifender werden, jedoch ist GND4C noch in der Testphase und zudem auch experimentelles Projekt ergebnisoffen. Das Einbinden, Verknüpfen und Erweitern, das Initiativen wie GND4C versuchen, steht nicht im Gegensatz zum Versuch Modelle zu normieren. Es spezifiziert die Modelle und macht sie besser nutzbar. Wenn man die Hierarchien des eines Normdaten-Modells beachtet, kann man publizierte Vokabulare ohne Problem durch eignes Vokabular erweitern.

Für Bibliotheken ist es oft schwieriger einen spartenübergreifenden Thesaurus zu nutzen, da diese durch mehr Regelwerke dazu eingeschränkter sind als anderer Kulturinstitutionen.

Nein, das Anreichern, Verknüpfen und Erweitern von Normvokabularen bedeutet nicht , dass Konzepte kopiert werden, sondern dass sie in die eigene Erfassungspraxis übernommen und gegebenenfalls weiter spezifiziert werden. Eigene Thesauri können sogar in Excel erstellt werden. Man muss zuvor nur sicher gehen, dass man die Hierarchien und Modelle noch zu den Modellen der Normvokabulare passen und diese verstanden sind.

Datenbank Management Systeme und Thesauri sind konzeptionell zu Zeiten vor dem World Wide Web erstellt worden, die konzeptionelle Erstellung von Modellen für den digitalen Raum ist also auch schlichtweg noch nicht ausgereift. In Zukunft werden Exporte verbreitete IDs und kontrollierte Vokabulare brauchen, um gemeinsam im globalen Datenraum genutzt werden zu können. Da dies aufgrund der schnellen Entwicklung von Techniken im digitalen meist noch nicht in den gängigen Werkzeugen verfügbar ist, benötigt man im Moment noch einige Workarounds. Sich selbst eine individuelle Liste mit allen benötigten IDs zusammenzuschreiben und diese mit allem selber zu erweitern, was einem noch fehlt, ist also im Moment noch eine legitime Lösung. Begriffe, die für einen in den Thesauri gefehlt haben, kann man nach einem internen oder kooperativen Test ja auch immer gerne den Thesaurus Betreibern als Erweiterung vorschlagen.

SKOS, eine Webtechnologie für den Austausch von Vokabularen in der Internetwelt, kann zum Beispiel als Werkzeug genutzt werden, um Vokabulare zu publizieren und in manche Datenbanksysteme einzubinden. Damit kann dann das eigene Glossar mit anderen Vokabularen in Übereinstimmung gebracht („gematcht“) werden.

Standards überleben und verbessern sich nur dann, wenn alle mitarbeiten.

Starten sollte man aber natürlich immer mit einem öffentlich genutzten Vokabular (z.B.  AAT), das von Anfang an möglichst gut an die eigenen Bedürfnisse angepasst ist. Die eigenen schon bestehenden konzeptionellen Modelle der Glossarbegriffe sollten dann zuerst an die Modelle des Vokabulars angepasst werden (genutzte Begriffe könnte als Unterbegriffe schon vorhanden sein). SKOS kann auch dort beim Abgleichen der Konzepte helfen. Danach kann für immer noch fehlende Begriffe das Konzept erweitern werden.

Kontrollierte Vokabulare machen nicht nur die Verständigung und den Austausch von Informationen mit Außenstehenden einfacher, sie helfen auch dabei, implizites Wissen in den Institutionen explizit zu machen. Zudem können Datensätze mit kontrolliertem Vokabular von Suchmaschinen u.ä. besser auffindbar gemacht und interoperabel gemacht werden.

Bei der Freitextansetzung muss man beim Trennzeichen in erster Linie ein Zeichen wählen, dass sicher nicht im eingegebenen Text vorkommen kann. <> oder [ ] haben sich bewährt, da diese Zeichen meist nicht in den Begriffen selbst aufkommen (normale Klammern bilden in Thesauri meist den Homonymzusatz). Man kann für alternative Begriffe auch einen „added Search Term“ hinzufügen, der nicht in der Anzeige des Objekts angezeigt wird, aber eine gewisse Durchsuchbarkeit ermöglicht. Dies kann auch hilfreich sein, für eine andere Sprachvariante eines Begriffs, gibt es ähnliche Eingabemöglichkeiten. Man kann solange es noch keine bessere Alternative gibt, auch die URIs von englischsprachigen Konzepten nutzen und mit einem deutschen Term zur Anzeige und Suche verknüpfen.

Man kann, solange es noch keine bessere Alternative gibt, auch die URIs von englischsprachigen Konzepten nutzen und mit einem (eigenen) deutschen Term zur Anzeige und Suche verknüpfen.

LIDO ist ein Strukturstandard in der Extensible Markup Language (XML) und XML Editoren gibt es allerlei verschiedene, da XML als Text vorliegt auch jeder Texteditor (der zum Programmieren verwendet werden kann) verwendet werden. Nützlich sein kann unter anderem das MINT-Tool durch Mappen von Daten nach LIDO; ein beliebiger XML-Editor kann genommen werden, wenn man sich schon gut mit XML und LIDO auskennt. Erschließungssysteme für LIDO gibt es nicht, da die Anforderungen an LIDO-Datensätze  je nach Institution zu unterschiedlich sein können.

Viele Anbieter werben damit, kontrolliertes Vokabular zu unterstützen. Meist war dies in der Vergangenheit nur die Erstellung von (hierarchischen) Wortlisten und die Einbindung der Gemeinsamen Normadatei. Die Einbindung und Verwaltung von SKOS-publizierten Vokabularen findet erst sehr langsam Einzug in bestehende Systeme. Selbst eine Unterstützung ist noch keine Garantie für eine sinnvolle Unterstützung der Dokumentationsarbeit, z.B. sollten in den Eingabefeldern hinterlegt (aufgrund von Schreibanweisungen oder verwendeten Konventionen/Standards) werden können, welche (Teil-)Vokabulare erlaubt sind und wie externe Vokabulare gegebenenfalls erweitert und publiziert werden können. Die Unterstützung von externen Vokabularen meist nur ein (wenn auch wichtiger) Aspekt, der für die Auswahl eines Dokumentationssystems relevant ist. Wichtiger ist der sichere Umgang mit Vokabularen und die Auswahl in den Dokumentationsrichtlinien der Institution.

Datenbanken haben nicht immer alle Optionen, die man benötigt. Eine Lösung können Workarounds sein, z.B. durch Widerholfelder; für Inspirationen sind Gespräche mit anderen Institutionen hilfreich.

Beschreibende Metadaten benötigten kontrollierte Vokabulare. Sie machen nicht nur die Verständigung und den Austausch von Informationen mit Außenstehenden einfacher, sie helfen auch dabei, implizites Wissen in den Institutionen explizit zu machen. Zudem können Datensätze mit kontrolliertem Vokabular von Suchmaschinen u.ä. besser auffindbar gemacht und interoperabel gemacht werden.